Tudo Sobre Automação Comercial – O que é? Por que fazer? Como fazer? O que não fazer?

O que é a Automação Comercial?

Quando iniciamos os negócios em uma empresa podemos não ter noção da quantidade de tarefas e atividades comerciais que temos que nos envolver para que o negócio aconteça de forma eficiente. Toda empresa tem uma diversidade de tarefas nos seus diferentes setores e mesmo pequenos negócios necessitam que diversas atividades sejam executadas para que o negócio cresça

Essas atividades tais como: fazer o controle de estoque, controle de caixa, fluxo de caixa, emissão de nota fiscal, atendimento da fila de pedidos, pagamentos com cartão de crédito, e diversas outras atividades podem ser automatizadas gerando maior eficiência, aumentando a produtividade e com isso possibilitando a empresa uma entrega de qualidade.

Se pararmos para pensar na realidade de um restaurante como exemplo, podemos ver diversos processos e atividades que podem ganhar muito com uma automação comercial. A reserva de uma mesa e a consulta de mesas disponíveis, passando pelo pedido do prato, ao pagamento da comanda de consumo podem ter na automação comercial ótimos recursos de eficiência e agilidade.

Do lado da cozinha os auxiliares podem ter um controle de pedidos mais eficiente e ágil, integrando o pedido diretamente da mesa por meio de terminais utilizados pelos garçons no exato momento que o cliente faz o pedido.

A automação comercial então proporciona um ganho na gerência operacional da empresa, dando maior segurança no atendimento e entrega de produtos e serviços ao cliente, diminuindo custos na contratação de mão-de-obra e na perda de recursos da empresa.

Podemos concluir também que o tempo ganho na otimização de processos e tarefas proporciona um grande ganho na produtividade da empresa. Isso acontece porque a automação comercial dá melhores condições de trabalho e gera maior satisfação para a equipe de funcionários e colaboradores da empresa.

“Quem tira o olho das vendas deixa o resto da empresa cega.” Jovol

O que é o PDV?

O PDV ou Ponto de Venda é tanto o local onde os produtos são expostos quanto o local onde o cliente tem contato com os produtos e sofre influência na sua decisão de compra. O PDV é também o local onde o cliente paga pelo produto ou serviço em um café ou restaurante, por exemplo. É onde o responsável pelo caixa atende e finaliza o pagamento do consumo do cliente.

Normalmente o PDV de frente de caixa é composto por uma série de equipamentos que podem conter computador, monitor, impressora de nota fiscal, leitor de código de barras, maquininhas de cartão de crédito.

É na automação comercial do PDV de frente de caixa que o negócio consegue ter um controle e gestão maior do estoque e fluxo de caixa e assim planejar da melhor forma possível e até mesmo prever a necessidade de repor estoque, além de possibilitar uma análise profunda das vendas.

O PDV de frente de caixa possui um software que possibilita registrar todas essas transações, além de registrar produtos e volumes de vendas por produtos e é isso que possibilita as diversas análises e controle do estoque.

O que é um ERP?

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa) é responsável por integrar e gerenciar uma grande quantidade de dados importantes para a empresa. É um sistema de gestão que contém funcionalidades que automatizam diversas atividades diárias aumentando o controle operacional da empresa.

Com um sistema ERP é possível ter maior controle do estoque, vendas, custos, pagamentos de clientes, ter uma previsão de pagamentos futuros, logística, controle da emissão de notas fiscais, produção, além do controle da equipe de colaboradores e funcionários da empresa.

Todo esse controle e gestão possibilitados por um sistema de ERP gera maior produtividade, economia de recursos e custos além de insights para reposicionamento da empresa. Isso faz do ERP uma ferramenta importante na automação comercial de toda empresa.

“Vender a primeira vez não é tão difícil, a competência está em vender sempre para o mesmo cliente.” Paulo Eduardo Dubiel

Porque fazer Automação Comercial?

Otimização do atendimento

Se pegarmos um restaurante ou café de exemplo podemos ter uma boa ideia do impacto que a automação comercial pode gerar no negócio. O atendimento ao cliente se torna muito mais ágil e eficiente quando existe um software para bares e restaurantes, como os da Automatize. 

Com as ferramentas de automação comercial da Automatize é possível enviar o pedido do cliente diretamente para a cozinha, manter todos os pedidos numa comanda eletrônica – sem necessidade de anotações em papel e caneta que podem ser perdidas -.

Além disso, existem módulos de frente de caixa que agilizam o processo de cobrança, recebimento e emissão de nota fiscal, tudo isso no balcão do caixa ou na mesa do cliente para maior comodidade pois reduz as filas e aumenta a satisfação na experiência do cliente.

O relacionamento com os clientes também tem um ganho positivo uma vez que o negócio tem a possibilidade de registrar dados importantes do cliente e assim oferecer um serviço de atendimento mais customizado. Saber qual item é mais pedido por cada cliente, por exemplo, permite direcionar ações de marketing e comerciais mais impactantes para aumentar as vendas.

Empresas que investem em automação comercial têm um aumento significativo no índice de satisfação do cliente. Isso de forma indireta gera maior recomendação e impacto nas vendas.

Otimização de processos

Tanto os clientes, quanto os funcionários ganham com a automação comercial. A possibilidade de automatizar processos reduz o tempo e aumenta a eficiência no atendimento ao cliente. Erros de controle e gestão são eliminados. 

O Controle de comandas de consumo, fila de atendimento da cozinha, pagamento sem fila, acaba otimizando os processos de atendimento e isso tem impacto decisivo na experiência e satisfação dos clientes.

“Não são as grandes vendas e os imensos valores que determinam um bom vendedor e sim o nível de satisfação de seus clientes que determinam um bom vendedor.” R. Moraes

Nesta perspectiva, a automação comercial acelera os processos de todas as áreas e garante o sucesso do negócio e o aumento do faturamento. Por isso é tão importante para gestores de negócios do ramo alimentício investir em tecnologia para agilizar as rotinas de seus bares e restaurantes.

Controle Financeiro

Para manter a saúde de qualquer negócio é necessário ter um controle financeiro sólido e bem estruturado. Assim é possível analisar os custos fixos e variáveis, compor preços, entradas e saídas, fazer previsões financeiras e manter a empresa saudável financeiramente.

Sem um sistema de controle financeiro na automação comercial, donos de bares e restaurantes não conseguem acompanhar o faturamento e mensurar métricas que tornam o seu negócio mais lucrativo.

Além disso, o controle financeiro na automação permite a visão global das finanças do estabelecimento de forma centralizada, sem a necessidade de diversas planilhas com preenchimento manual que aumentam exponencialmente a chance de erros e divergências no caixa e nos números.

Controle de Caixa

O ganho de maior impacto talvez seja no controle de caixa. A agilidade no atendimento ao cliente e a possibilidade de ter uma gestão mais completa do negócio na execução torna a automação comercial um requisito quase que vital para o negócio que planeja um crescimento com sucesso.

Um restaurante que tem uma entrega de alta qualidade nos pratos pode pôr tudo a perder se o registro dos pedidos não for feito da forma correta e se o pedido se perder na cozinha. As situações que podem gerar erros e impactar na hora do pagamento são diversas e um pdv de frente de caixa completo pode garantir maior controle de caixa. 

O cliente tem a oportunidade de confirmar item a item do consumo e o custo por item. Isso gera uma maior confiança do cliente com o restaurante e o índice de satisfação geral tende a ser maior.

Controle de Estoque

Com a automação comercial o controle de estoque é efetivo e até mesmo preditivo em alguns casos. O registro do consumo diário, garante uma análise detalhada da produção e impacto no estoque. 

Além do controle de estoque do produto final, ainda temos o controle do estoque de materiais de ordem interna da empresa, tais como: produtos de limpeza, materiais para escritório, materiais de reposição para atendimento ao cliente, lenços de papel, material higiênico dos banheiros, etc.

Assim é possível obter uma visão 360 do negócio, prevendo a necessidade de insumos e mantendo o funcionamento do restaurante de forma contínua, sem interrupções por falta de insumos e produtos.

Emissão de Nota Fiscal Eletrônica

A emissão de cupom fiscal e nota fiscal eletrônica são recursos que têm ganho com a utilização de automação comercial. A ferramenta de automação com PDV’s de frente de caixa disponibiliza os cupons fiscais e até mesmo a emissão de nota fiscal eletrônica em alguns casos.

Além da comodidade e agilidade para o cliente, a emissão de cupom e nota fiscal são requisitos de um PDV de frente de caixa e devem seguir uma legislação tributária.

Quando você tem acesso imediato aos pedidos, cobra e recebe com mais agilidade, emitindo a nota fiscal com precisão para aumentar a satisfação de seus clientes.

A tecnologia NFC e o pagamento por aproximação

O pagamento por aproximação já é uma realidade em muitas empresas. Diversos restaurantes já estão utilizando essa tecnologia, ganhando a atenção e satisfação dos seus clientes.

A NFC (Near Field Communication) é uma tecnologia que permite a troca de dados entre dois dispositivos eletrônicos. Na automação comercial é possível realizar um pagamento pela aproximação do celular ao um cartão comanda. Esta modalidade de pagamentos teve crescimento de quase 400% de 2021 para 2021 e segue crescendo no ano de 2022 com o aumento dos recursos e o avanço tecnológico.

A automação comercial em bares e restaurantes, com PDV’s sincronizados, permite que o cliente pague de forma mais cômoda utilizando a tecnologia NFC, mas também oferece a segurança no recebimento dos pagamentos para o estabelecimento. 

Além disso, o pagamento automatizado minimiza as perdas financeiras, uma vez que o pagamento é eletrônico, sem a necessidade de manusear dinheiro e conferir troco.

Como fazer Automação Comercial?

Certo, você já compreendeu a importância da automação comercial e o quanto ela pode fazer seu negócio avançar rumo ao sucesso. Mas a dúvida que fica é… Como fazer automação comercial?

A implementação de automação comercial envolve diversas etapas e soluções, que vai da aquisição de equipamentos, treinamento da equipe que vai utilizar os recursos de automação ao suporte de uma empresa especializada para realizar upgrades das soluções ou responder chamados de manutenção. 

Equipamentos

Os equipamentos são determinantes no sucesso da implementação comercial uma vez que a performance das soluções dependem de equipamentos adequados e que garantam estabilidade, baixa manutenção e rapidez na execução das tarefas automatizadas.

Embora o investimento pareça alto demais num primeiro momento, os resultados são percebidos em curto prazo de tempo, pois agiliza os processos e permite seu estabelecimento atender mais clientes cada vez mais rápido.

Terminais

Os terminais são os equipamentos onde o operador de caixa e o cliente vão realizar as operações e transações dos pagamentos referentes ao consumo no restaurante, por exemplo. Os terminais de frente de caixa geralmente são compostos por computadores e monitores touch screens para facilitar e agilizar o atendimento. Eles possuem sistemas embarcados e configurados para atender as necessidades do estabelecimento, com os produtos e serviços cadastrados com seus respectivos valores, facilitando o cálculo automático do total a ser pago.

Nos terminais é possível ao operador e gerente verificar os pedidos em aberto e assim ter um controle maior do fluxo de clientes que estão aguardando seus pedidos.

Microterminais

O microterminal é uma solução enxuta que pode ajudar muito pequenos negócios ou negócios que estão em fase inicial. Ele possui as funcionalidades essenciais para o atendimento ao cliente, com emissão de cupom fiscal diretamente no terminal. Os microterminais são móveis facilitando ainda mais o atendimento e agilidade no processo de pedido e pagamento.

Cada vez mais tablets e smartphones são preparados para tornarem-se microterminais com múltiplas funcionalidades. 

Um microterminal pode realizar o pedido – enviando diretamente para a cozinha -, informar a conclusão do preparo em tempo real, gerenciar as comendas, fazer a cobrança e até mesmo emitir a nota fiscal com envio imediato ao cliente.

Tablets e Smartphones

Os tablets e smartphones já são uma realidade na automação comercial. Utilizando software que permite ao smartphone e tablets se tornarem um microterminal integrado ao PDV de frente de caixa ou até mesmo integrado a um ERP online acaba se tornando uma opção econômica para pequenos negócios.

Como visto acima, eles permitem a agilidade e mobilidade dos processo por todo espaço do local, com fácil e ágil acesso e comunicação.

Etapas de Implementação da Automação Comercial Geral

Levantamento ou mapeamento de necessidades

É muito importante mapear as necessidades da empresa na hora de decidir implementar alguma solução de automação comercial. Algumas necessidades são básicas, tais como: controle de caixa, controle de estoque, eliminar filas no caixa, agilizar os processos de recebimento de pedidos na cozinha.

Mas em alguns casos outras necessidades específicas podem determinar a solução e as configurações ideais para o seu negócio. Um café que vende livros por exemplo por necessitar de um PDV de frente de caixa que mostre capa e contra capa de um livro além da lombada onde fica o título e autor na posição vertical. Tudo isso para facilitar a busca pela disponibilidade do título e identificar de forma visual o livro. 

Se você possui um bar ou restaurante com itens variáveis no cardápio precisa alterar e imprimir constantemente novos materiais, mas com cardápio digital, você consegue incluir, excluir e até ajustar preços a qualquer momento de forma simples e ágil com resposta imediata.

Um restaurante que oferece algum serviço especial além dos pratos e drinks como a reserva de mesas por exemplo.

Definição dos Recursos de Hardware e Software

É hora de escolher as melhores soluções de automação comercial e os recursos de hardware e software devem ser pensados e levados em conta no momento de decidir a melhor solução para o negócio.

Nesse momento vale agendar uma visita de um consultor especializado em automação comercial para receber uma apresentação de PDV de frente caixa, principais funcionalidades, ERP para gestão e controle de recursos de estoque, controle de caixa, etc.

Nesta etapa, após mapear as suas necessidades e expectativas frente ao software de automação, o consultor vai sugerir as melhores ferramentas e funcionalidades, reduzindo os custos de implementação e maximizando a utilização da ferramenta e resultados de atendimento, venda e gestão para o negócio.

Uma dica é buscar soluções completas que integrem controle de estoque, frente de caixa, processos de pedidos para a cozinha e terminais e microterminais para agilizar o atendimento dos clientes.

Treinamento e envolvimento dos usuários

O treinamento da equipe é uma parte muito importante no processo de implementação de soluções de automação comercial. É importante garantir que a equipe compreendeu de forma completa o funcionamento da solução para evitar transtornos e otimizações erradas.

Busque soluções no mercado que tenham mais tempo de expertise e que atendam de forma mais customizada o seu segmento. Existem PDV’s por exemplo que são mais indicados para restaurantes e café por exemplo. 

Embora a maioria das pessoas tenha contato diariamente com ferramentas tecnológicas, como celulares e computadores, cada ferramenta de automação e software tem suas próprias funcionalidades e forma de funcionamento. Encontre soluções específicas podem poupar tempo de treinamento e implementação além de dar uma garantia de que a solução busca melhorias voltadas para o seu segmento.

Na Automatize Sistemas, você conta com um sistema de gestão amigável e intuitivo, de fácil utilização e que oferece suporte 24 horas por dia, nos 365 dias do ano.

Implantação e Acompanhamento

Toda solução de automação comercial deve passar por um período de implementação e avaliação. Esse tempo é necessário para executar diversas tarefas importantes para ter uma solução 100% implementada. Cadastros de produtos e serviços, além do registro atual do estoque, integração com certificação digital para emissão de notas fiscais requerem tempo e testes de validação.

Esta etapa de validação é fundamental para garantir que após implementada, a ferramenta deve funcionar plenamente com o mínimo de suporte possível. Portanto, nesta fase tire todas as dúvidas e teste todas as funcionalidades utilizáveis.

Uma dica muito importante para o sucesso da implementação é designar uma pessoa responsável para acompanhar todo o passo-a-passo  junto dos setores. Esta medida minimiza a necessidade de suporte externo, agilizando a resolução de problemas e evitando o atraso nas operações.

Lembre-se que a empresa responsável pela solução deve acompanhar e auxiliar nesse processo.

Manutenção e Suporte

Diversas situações dependem de manutenção e suporte em empresas que utilizam automação comercial. Atualização de software, substituição de equipamentos obsoletos por novos equipamentos, até mesmo falhas nos equipamentos por decorrência de quedas de energia, equipamentos quebrados em acidentes, etc.

Como visto anteriormente, um gerente de implementação para a automação comercial de seu bar ou restaurante poderá ser ainda, o responsável por centralizar as demandas internas e manter o contato com a empresa do software para toda e qualquer necessidade de suporte e manutenção.

Uma empresa especializada vai garantir manutenção dos softwares e suporte 24 horas garantindo segurança e funcionamento da solução.

Integração das Filiais com a Matriz

Outra funcionalidade importante é a integração entre filiais. Muitas empresas como redes de restaurantes por exemplo podem ter uma gestão mais completa com soluções de automação comercial que permitam a gestão e controle de todas as filiais de forma centralizada.

Isso ajuda muito no controle geral de estoque, no fluxo de caixa e no planejamento financeiro do negócio, possibilitando de forma ágil por exemplo saber qual das filiais tem recursos suficientes ou não para repor o estoque.

Escolhendo o Software de Gestão para implantar a Automação Comercial em seu negócio

Atualmente existem diversas opções em softwares de gestão para bares e restaurantes com as funcionalidades citadas acima.Mas para escolher a melhor opção para seu negócio, que vai garantir o sucesso da operação e o aumento de faturamento, você precisa conhecer as opções e analisar uma a uma.

A Automize Sistemas oferece diversas soluções com opção de personalização dos módulos para cada negócio, seja bar, restaurante, hamburgueria, pub, pizzaria, lanchonete, sushi, churrascaria, conveniência ou outro ramo alimentício. Desta forma, você escolhe o que precisa e paga apenas por estas ferramentas e funcionalidades.

Evite pagar um super software que possui milhares de funcionalidades que não servem para seu negócio e custam caro. Escolha a Automatize e Personalize sua ferramenta de Automação Comercial de acordo com a realidade da sua operação. 

Fale com nossos consultores e saiba como a Automatize pode ajudar seu restaurante!

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