O que é o Controle de Caixa?
O Controle de Caixa é a principal ferramenta de administração financeira da empresa. Principalmente quando a empresa tem uma rotina de compra de fornecedores mensal, semanal ou diária de produtos. Sem uma planejamento e controle financeiro as chances do caixa ficar deficitário aumentam.
Ter um controle completo do caixa torna possível ter uma planejamento e controle financeiro permitindo projetar o saldo disponível, garantindo capital de giro. Esse capital de giro vai garantir a empresa honrar compromissos com fornecedores além de permitir a aplicação em áreas da empresa que necessitam de investimento.
Mesmo empresas pequenas dependem de um bom Controle de Caixa. Seja um café, bar ou restaurante o fluxo de caixa tende a ter movimentações financeiras de entrada e saída diariamente. A reposição de itens da cozinha de um restaurante por exemplo, depende de um capital de giro disponível diariamente, assim como a garantia de estoque de bebidas em um bar. Por isso o Controle de Caixa é indispensável para a saúde financeira e crescimento de qualquer empresa.
“Sua empresa não pode contar com a sorte! Ter um Controle de Caixa garante a você um crescimento consciente e planejado.”
O que é o Fluxo de Caixa?
A capacidade de projeção de gastos e investimentos do Controle de Caixa é garantida pela análise do Fluxo de Caixa. É através da análise do fluxo de caixa que a empresa identifica os gastos em um período passado e assim consegue prever o orçamento necessário para um período futuro.
Para o empresário ter o controle do fluxo de caixa é necessário registrar em detalhes os ganhos e gastos da empresa. Tudo deve ser detalhado, as vendas por menores que sejam, os gastos em reposições de itens em pequenas quantidades, somados podem contabilizar valores que caso não registrados podem interferir na projeção de custos e investimentos.
A tomada de decisão do empresário só é garantida por dados financeiros reais. Uma compra mal planejada pode interferir no orçamento futuro e isso causar diversos problemas na gestão do negócio, pondo em risco a saúde financeira da empresa.
“A possibilidade de analisar o quanto foi gasto e o quanto é necessário ter em caixa para gastos futuros garante a sobrevivência do seu negócio.”
O que é o Fluxo de Caixa Projetado?
O Fluxo de Caixa Projetado possibilita ao empresário prever os riscos futuros que a empresa pode enfrentar por falta de capital de giro. Com isso é possível antecipar decisões que podem garantir a saúde financeira da empresa.
O Fluxo de Caixa Projetado é feito através de uma análise profunda do lucro, custos e receita disponível da empresa. Isso permite ao empresário planejar melhores datas de pagamentos a fornecedores e garantir segurança com eventuais situações de risco financeiro.
Só é possível ter uma fluxo de caixa projetado com um controle de caixa completo, contendo entrada e saída de dinheiro do caixa. Por isso a importância de buscar conhecimento e soluções que possam auxiliar na gestão financeira da empresa.
O que é o Fluxo de Caixa Livre?
Depois de analisar o fluxo de caixa, pagar contas e projetar investimentos e pagamentos é esperado que o caixa fique positivo e tenha dinheiro livre (Fluxo de Caixa Livre). Esse dinheiro livre é na maioria das vezes utilizado para pagamentos de dividendos a acionistas.
O Fluxo de Caixa Livre é calculado levando em conta o Lucro Operacional, contabilizando impostos além de todos os gastos, tais como: dívidas, despesas com aluguel, salários e fornecedores. O dinheiro livre após todos os pagamentos serem garantidos então pode ser utilizado para o pagamento dos dividendos dos acionistas ou utilizado para investimentos na empresa.
É interessante também saber que o Fluxo de Caixa Livre é utilizado para medir os resultados da empresa e verificar e medir a capacidade da empresa em gerar caixa positivo.
O que é a categorização de produtos, receitas e despesas?
Um recurso muito importante no Controle de Caixa é a Categorização. Saber quais produtos ou serviços geram mais vendas ou despesas auxilia na tomada de decisão e no planejamento de investimentos e programação de pagamentos com fornecedores.
Categorização de Produtos ou Serviços
Um bom exemplo é a categorização de bebidas. Um lata de refrigerante de determinada marca pode ser categorizada como “Refrigerantes”, assim como um prato específico do restaurante pode ser categorizado como “Pratos”. Se você utiliza um sistema de Controle de Caixa pode verificar se o mesmo permite integrar com seu sistema de Controle de Estoque e assim você consegue ter uma análise mais detalhada posteriormente e identificar quais produtos específicos de determinada categoria estão gerando mais vendas.
Alguns softwares de Controle de Caixa já possuem integrado funcionalidades de controle de estoque que garantem numa mesma solução um controle e gestão maiores do seu negócio.
Categorização de Despesas
Saber quais serviços geram maiores custos em despesa para empresa é importante para prever pagamentos futuros. Além de auxiliar na tomada de decisão na busca de novos fornecedores, renegociação de valores ou otimização da utilização de recursos.
As despesas podem ser categorizadas como: Telefonia, Internet, Aluguel, Impostos, Salários, Manutenção, Limpeza, etc. É importante criar categorias que vão facilitar a identificação rápida de categorias que geram maior despesa.
Por que fazer o Controle de Caixa?
Toda empresa que planeja crescimento de forma estratégica deve ter um Controle de Caixa completo. Deve buscar recursos e soluções que vão garantir uma análise detalhada do Fluxo de Caixa além de apontar com maior certeza pontos fortes e fracos no controle financeiro da empresa.
7 Benefícios do Fluxo de Caixa?
- Identificar se um determinado período foi realmente lucrativo;
- Identificar onde a empresa possui maiores gastos;
- Identificar quais produtos ou serviços geram mais vendas;
- Identificar quais setores da empresa precisam de investimento;
- Possibilidade de fazer previsões de custos e investimentos;
- Possibilidade de planejar um fluxo de caixa saudável para empresa;
- Maior inteligência no controle de estoque.
7 Benefícios do Fluxo de Caixa Projetado?
- Planejamento da folha de pagamentos de funcionários;
- Planejamento de investimentos;
- Planejamento de custos futuros;
- Prever cenários de crises;
- Planejamento futuro com base em custos e recebimentos futuros;
- Análise da liquidez da empresa;
- Garantir maior controle dos prazos.
7 Benefícios do Fluxo de Caixa Livre?
- Garantir uma melhor aplicação em investimentos;
- Garantir o pagamento de dividendos para os acionistas;
- Possibilidade de reverter quadros negativos de fluxo de caixa;
- Diagnosticar a saúde financeira da empresa;
- Auxílio na tomada de decisão futura de investimentos;
- Em caso de Fluxo de Caixa Livre positivo garantir a contratação de novos colabores e funcionários para o negócio;
- Identificar se a empresa é viável a longo prazo.
“Todo mundo começa forte. O sucesso vem para aqueles que têm um compromisso inabalável de continuar assim até o fim. ” – Howard Schultz, CEO do Startbucks
Como fazer o Controle de Caixa?
Como fazer Fluxo de Caixa?
Determinar as categorias
Como dito anteriormente é muito importante definir as categorias de produtos ou serviços, despesas e recebimento. É através dessas categorias que você vai conseguir identificar na análise produtos ou serviços com maior venda além de identificar onde se encontram os maiores gastos.
- Separe as categorias de produtos (recebimentos) por grupos, isso facilitará o seu entendimento além de dar uma visão mais clara do que você vai analisar posteriormente. Exemplo: categoria bebidas, utilizada para refrigerantes, cervejas e destilados, categoria café, utilizada para capuccino, mocaccino, preto, com leite, pratos, utilizada para, risotos, escondidinhos, etc.
- Categorias relacionadas a despesas podem ser criadas relacionadas a fornecedores de produtos ou serviços, além dos custos internos da empresa, tais como: telefonia, aluguel, custos, salários, serviços de limpeza, manutenção, etc.
- É válido consultar os responsáveis por outros setores da empresa para identificar custos em produtos e serviços que são recorrentes e que podem interferir no capital de giro da empresa.
Atualizações
- Você deve ser rigoroso na atualização e registro do fluxo de caixa. Como comentado anteriormente, até mesmo pequenos gastos devem ser registrados. A soma de pequenas quantias no final do mês pode ter impacto negativo no planejamento futuro financeiro, imagine esses valores em um ano de empresa!
- Mantenho os valores dos produtos sempre atualizados no seu controle de caixa. A diferença de centavos no valor de venda de um produto pode causar um rombo no caixa e praticamente por a perder a margem de lucro geral além de interferir de forma negativa no planejamento financeiro.
- Procure manter-se informado com os fornecedores de possíveis aumento nos valores dos produtos ou serviços. Isso pode ter impacto no estoque e consequentemente no crescimento da empresa.
Controle de Gastos
Não caia na ilusão das boas vendas! O sucesso do negócio não está somente nas vendas, mas também nos gastos! E caso os gastos sejam altos você pode pôr a perder parte ou todo o lucro da empresa.
- Utilize o Controle de Caixa para identificar despesas recorrentes. Tentar uma renegociação com os fornecedores pode render uma economia que pode fazer a diferença no sucesso da gestão financeira da empresa.
- Identifique despesas pontuais mas que ocorrem em certa quantidade durante o mês. Com isso você consegue buscar promoções e até mesmo buscar um novo fornecedor com bons preços, aumentando a economia.
- Ter controle dos prazos de recebimentos e pagamentos. O prazo médio de pagamento é o tempo entre a compra e o pagamento efetivo ao fornecedor. Já o prazo médio de recebimento é o tempo entre a venda e o recebimento pela venda.
Ter um controle desses prazos vai ajudar muito no planejamento financeiro futuro.
- Identificar riscos. Com o controle de caixa completo e bem detalhado é possível identificar por meio de projeções quais áreas vão sofrer um aumento de despesas e assim antecipar-se no planejamento financeiro, buscando melhores preços, economizando em outras áreas da empresa, ou até mesmo negociando melhores financiamentos.
Como fazer o Fluxo de Caixa Projetado?
- Defina o período ao qual será aplicado o fluxo de caixa projetado.
- Tenha em mente o saldo atual do caixa para conseguir projetar com assertividade o fluxo de caixa e despesas.
- Registre em detalhes as despesas fixas e variáveis da empresa. Despesas com contas de luz, aluguel, condomínio, internet, salários, décimo terceiro, férias, horas extras, comissões, etc.
- Planejamento de pagamento das dívidas. Como serão realizados os pagamentos: parcelado ou total à vista.
- Planejamento de recebimentos. Com isso você consegue planejar de forma bem mais assertiva o pagamento das dívidas, uma vez que você terá disponível dinheiro em caixa na data prevista.
O registro completo e em detalhes de todos os recebimentos e despesas, permite ao gestor planejar de forma assertiva o financeiro da empresa. É essa visão 360º que possibilita ao empresário identificar a viabilidade econômica do negócio e assim evitar riscos financeiros e garantindo investimentos futuros se necessário.
Como fazer o Fluxo de Caixa Livre?
Tendo em mãos os custos de vendas e despesas da empresa é possível calcular o Fluxo de Caixa Livre. Para isso você vai subtrair o custo de vendas e despesas operacionais do faturamento.
FCF = CFO – CapEx
Fluxo de Caixa Livre = Fluxo de Caixa Operacional – Despesas de Capital
Para calcular o CFO (Fluxo de Caixa Operacional) você vai precisar do Lucro Líquido, Despesas não monetárias, Variação no Capital de Giro Líquido das Despesas Não Monetárias.
FCO = Lucro Líquido + Despesas Não Monetárias +/– Variação no Capital de Giro Líquido das Despesas Não Monetárias
Para calcular as Despesas não monetárias você vai precisar da Depreciação, Amortização, Ganhos, Perdas em Investimentos, Remuneração Baseada em Ações e Encargos de Impairment
Despesas não monetárias = Depreciação + Amortização + Ganhos / Perdas em Investimentos + Remuneração Baseada em Ações + Encargos de Impairment
Para calcular a Variação no Capital de Giro Líquido das Despesas Não Monetárias
Variação no Capital de Giro Líquido das Despesas Não Monetárias = (Período Atual Contas a Receber – Período Prévio Contas a Receber) + (Inventário do Período Atual – Inventário do Período Anterior) – (Período Atual Contas a Pagar – Período Prévio Contas a Pagar)
Para calcular as Despesas de Capital (CAPEX, de Capital Expenditure)
CapEx = Período Atual PP & E – Período Anual PP & E + Depreciação + Amortização
Com todos essas equações você consegue calcular o Fluxo de Caixa livre
Fluxo de Caixa Livre = Lucro Líquido + (Depreciação + Amortização + Ganhos / Perdas em Investimentos + Remuneração Baseada em Ações + Encargos de Impairment) – ((Período atual Contas a Receber – Período anterior Contas a Receber) + (Inventário do Período Atual – Inventário do Período anterior) – ( Período Contas a Pagar – Período anterior Contas a Pagar)) – (Período atual PP & E – Período anterior PP & E + Depreciação + Amortização)
Como fazer a análise do Fluxo de Caixa?
Escolha do período
É importante fazer uma análise mensal, mas tão importante quanto é fazer análises comparativas mês a mês e também de mesmo período com o ano anterior.
Nem sempre uma queda de vendas no mês tem relação com uma mudança econômica ou queda na qualidade do produto ou serviço. Alguns padrões de comportamento são identificados com uma análise comparativa. Muitas vezes se identifica que no mesmo período do ano anterior a mesma queda nas vendas pode ter ocorrido.
Identificar sazonalidades nas vendas
Analisando as vendas por períodos é possível identificar aumentos em determina períodos e assim fazer um planejamento de estoque além de planejar estratégias promocionais para aproveitar sazonalidades.
Até mesmo os meses que que tem menor vendas podem ajudar a planejar uma aquisição de produtos menor, deixando mais dinheiro em caixa e assim garantindo a saúde financeira da empresa.
Dica do CEO
“Utilize um sistema de FRENTE CAIXA, especializado para seu segmento de atuação, muito provavelmente ele atenderá todas as suas demandas de controle. Fará muito mais do que simplesmente registrar produtos. Todo empresário ou gestor que deseja aperfeiçoar o trabalho precisa ter agilidade do atendimento inicial ao recebimento no FRENTE CAIXA.
Sem ter uma estrutura adequada, ninguém conseguirá apresentar o seu melhor desempenho.
Muito importante também, é ter os equipamentos de frente caixa (Hardware) compatível com a solução.
O cumprimento das normas fiscais estabelecidas pelo fisco, algo que vem mudando bastante, exige que seu software de FRENTE CAIXA esteja em conformidade com a lei, assim ter um programa adequado e com suporte eficiente, é fundamental para evitar problemas.” Charles Carvalho Aires – CEO Automatize Sistemas