O que é o Certificado Digital?
Se pararmos para pensar na quantidade de tempo e recursos necessários para comprovar a autenticidade de uma empresa em certos processos, como a solicitação de uma transferência bancaria, solicitação de algum documento legal, emissão de uma nota fiscal, etc., vamos entender onde o Certificado Digital se faz necessário e qual o seu propósito.
O Certificado Digital poupa todo esse caminho de forma ágil, dando a empresa um ganho em tempo nunca antes imaginado nos processos de confirmação de autenticidade na troca de informações entre empresa, bancos, instituições, órgãos públicos e clientes.
Como o Certificado Digital confirma a autenticidade da empresa?
O Certificado Digital é um arquivo que tem o função de ser uma identidade virtual da empresa ou da pessoa física. Esse arquivo é gerado por uma Autoridade Certificadora (AC) que por sua vez é subordinada hierarquicamente ao ICP-Brasil.
O que é a ICP-Brasil
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil desempenha o papel de Autoridade Certificado Raiz ou AC-Raiz. É essa autoridade hierárquica que garante a confiabilidade da emissão do certificado digital.
A ICP-Brasil é também responsável por credenciar e descredenciar outras autoridades certificadoras além de supervisionar e fazer auditoria dos processos que envolvem a geração e emissão dos certificados digitais.
Tipos de Certificado Digital
Dependendo da necessidade da empresa será recomendado um tipo de certificado digital. De modo geral os certificados A1 e A3 são os mais utilizados pelas empresas no Brasil.
Os preços dos certificados digitais vão depender da autoridade certificadora e das vantagens que que autoridade certificadora pode oferecer, tais como: Gerenciamento do certificado, backup do certificado, monitoramento do vencimento, entre outras vantagens.
Os certificados A1 tem somente 12 meses de validade, necessitando ser renovado. Já os certificados A3 podem ter até 36 meses de validade.
e-CNPJ A1 Instalado no computador
Esse certificado é emitido diretamente no computador e fica armazenado no navegador da internet. É utilizada uma senha para validar o uso do certificado. A desvantagem é que ele não é móvel, então o usuário necessita estar com o computador onde o certificado foi instalado a disposição.
e-CNPJ A1 Dispositivo Móvel
Já o certificado A1 para dispositivo móvel permite levar o certificado consigo através do smartphone ou tablet. Isso pode agilizar muito alguns processos como o uso de softwares mobile que emitem nota fiscal eletrônica.
e-CNPJ A3 Cartão e Leitora
O certificado A3 é emitido e armazenado em um cartão com chip. Você pode utilizar o certificado sempre que necessitar através do uso de uma leitora. A facilidade é que você pode levar o certificado consigo e não corre o risco de ficar com o certificado indisponível caso o computador ou software tenha problemas.
e-CNPJ A3 Token
O token para certificado A3 é um hardware onde você pode gerar e armazenar as chaves criptográficas que fazem parte do certificado digital. O token não permite exportar ou retirar as chaves do hardware além de proteger as chaves de roubo ou violação.
e-CNPJ A3 Nuvem RemoteID
A tecnologia de armazenagem na nuvem trouxe uma ótima vantagem para os certificados digitais. Com o RemoteID é possível armazenar o certificado A3 na nuvem eliminando a necessidade de dispositivos móveis para armazenagem.
Outra vantagem do RemoteID é o tempo de validação que pode chegar a até 60 meses.
Por que utilizar o Certificado Digital?
Segurança
A segurança é uma das principais vantagens do certificado digital, pois os riscos de fraudes que as empresas passavam eram grandes. O processo de confirmação de autenticidade era composto por diversas etapas, em muitas destas etapas alguma fraude podia ser feita. Compras on-line em nome de empresas podiam ser fraudadas por exemplo.
Com o certificado digital fica garantida a autenticidade da empresa em diversas transações.
Assinatura Digital
A assinatura de documentos também é uma grande vantagem. Diversos documentos emitidos e que necessitam ser enviados a órgãos e instituições podem ser autenticados através do uso do certificado digital.
Integração com sistemas de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
A Emissão de Nota Fiscal Eletrônica é também uma grande vantagem uma vez que muitas empresas utilizam softwares para emissão de nota fiscal eletrônica. Para realizar essas emissões é necessário o uso de um certificado digital. Podendo integrar o certificado digital ao software de frente de caixa ou ao seu ERP on-line para emissão das notas.
Como utilizar o Certificado Digital?
A automação comercial requer uma série de funcionalidades para automatizar os processos do negócio. Uma das automações mais importantes para o negócio é a emissão de nota fiscal eletrônica, para que a emissão da NF-e seja possível é preciso que o software de frente de caixa integre o certificado digital. Se você tiver alguma dúvida de como fazer isso pode entrar em contato conosco para que possamos orientá-lo no processo de automação comercial do seu negócio.
Gerar o Certificado Digital com um Autoridade Certificadora
Para ter um certificado digital é necessário entrar em contato com uma Autoridade Certificadora. É essa autoridade que vai orientar e dar todo o suporte necessário na compra e implementação do certificado, além de tirar dúvidas e garantir a resolução de problemas, caso ocorra durante o uso ou implementação do certificado.
É importante levar em conta a possibilidade da Autoridade do Certificado Digital prestar outros serviços tais como: backup do certificado digital e monitoramento do vencimento do certificado.
A Automatize presta todos esses serviços e pode auxiliar sua empresa a garantir sucesso na implementação e uso do certificado digital para emissão de NF-e. Entre em contato conosco e agende uma reunião de apresentação das nossas soluções de automação comercial sem custo algum.
Implementação do Certificado Digital
Como comentado acima, é necessário implementar o certificado digital no sistema de frente de caixa, por isso é importante no momento de contratar uma solução, verificar se o sistema está de acordo com a legislação tributária e que o mesmo tem possibilite integrar o certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica.
Renovação
Como comentado no início do post os certificados possuem validade necessitando serem renovados. Por isso a importância de se antecipar ao fim do prazo de validade, evitando indisponibilidade de emissão das notas fiscais. Em um restaurante ou café isso pode gerar grande perda nas vendas ou transtornos com os clientes.